La Spiga è una Cooperativa Sociale-Onlus che ha come scopo la produzione di beni pubblici a valenza collettiva. Nello specifico si occupa di servizi di supporto scolastico individuale e di gruppo, assistenza domiciliare e assistenza presso strutture RSA (Residenza Sanitaria Assistenziale) e CSS (Comunità Sociosanitarie).

laspiga logoSi basa sui principi di eguaglianza, solidarietà, partecipazione e mobilitazione dei soggetti interessati e si caratterizza per l'assenza di scopo di lucro e per la produzione di un bene relazionale con la collaborazione tra chi lo offre e chi lo riceve.

Oggetto dell’intervento è stata l’informatizzazione del processo gestionale comprendente tutti i dettagli degli assistiti (es. indirizzo, telefono, caregiver…) degli operatori (es. telefono, email….) e degli appuntamenti riportati in Agenda che include tutti gli appuntamenti/servizi della cooperativa. E’ poi possibile visualizzare gli appuntamenti di un singolo assistito piuttosto che gli appuntamenti di un operatore: lo stesso appuntamento è accessibile dai due distinti punti di vista. La registrazione dell’avvenuta esecuzione oltre a dare evidenza al Coordinatore del servizio e al referente dell’Ente, costituisce il dettaglio per la rendicontazione periodica ai fini di fatturazione e ore operatori per LUL ( Libro Unico Lavoro).

Il progetto ha comportato la parziale riorganizzazione della Cooperativa secondo criteri di efficacia e l'adozione di strumenti che favoriscono efficienza ed economicità con impostazione radicalmente innovativa: tutti gli attori condividono on linele informazioni di competenza e interagiscono in una gestione collaborativa ed integrata.

La soluzione ottimizza le risorse a disposizione e facilita lo scambio d'informazioni, riducendo i costi amministrativi ed aumentando qualità e soddisfazione degli utenti.

 

Descrizione della soluzione

La soluzione iSAD-vitaever adotta tecnologie digitali internet/cloud a supporto del nostro core business(attività aziendale principale) d’erogazione di servizi di assistenza e supporto a persone bisognose presso il loro domicilio o strutture. Sono stati automatizzati processi organizzativi prima manuali adottando una soluzione cloud ( letteralmente “ nuvola” in informatica un archivio nello spazio virtuale) per limitare investimenti e velocizzare lo startup(avvio)con la scelta di internet per supportare gli operatori che lavorano sul territorio. Internet permetterebbe poi di dare accesso e visibilità agli utenti e ai Comuni richiedenti il servizio coinvolgendo i partner esterni alla propria impresa in una Chain Collaboration (la catena di collaborazione) per esempio il Comune immette una richiesta di servizio, la Coop. fissa l’appuntamento, l’assistito è informato e consulta il proprio appuntamento, la Coop. effettua servizio, il Comune vede il servizio effettuato. In realtà la parte di coinvolgimento di Enti è ancora in una fase ‘iniziale’ e vede coinvolti solamente due enti. La nostra cooperativa porterà comunque avanti questa possibilità anche nell’ottica di dare strumenti ed informazioni di maggior contenuto e qualità oltre a percorrere la strada della riduzione della ‘carta’ che viene prodotta.

Il tutto è poi parte di una gestione integrata dei processi aziendali in una Chain Execution (catena esecutiva) perché ogni richiesta di servizio è corredata da informazioni anagrafiche, sanitarie, recapiti, requisiti, richieste che sono registrate in un solo punto e immediatamente disponibili all'operatore, individuato utilizzando l'agenda e la geolocalizzazione prevista dalla soluzione. La registrazione dell'esecuzione del servizio è usata per la rendicontazione, fatturazione e per la predisposizione del LUL (LibroUnicoLavoro). Per tutti la visibilità è garantita con pc, tablet e smartphone con la garanzia di sicurezza richiesta dal trattamento di dati sensibili: l'accesso è infatti profilato in base ai permessi degli utenti, con vari livelli di abilitazione. Come si può immaginare questa soluzione include anche tutti i vantaggi di dematerializzazione dei documenti di richiesta e dettagli dell'intervento nonché dei dati anagrafici e di rendicontazione.

 

Perchè è innovativa?

La soluzione è innovativa perché con un unico intervento mette in collaborazione tutti gli attori del contesto socio-assistenziale tipico del Terzo Settore, dove la visione unica e aggiornata permette a tutti di avere la consapevolezza del servizio di assistenza. Per descrivere meglio il valore aggiunto che questo progetto porta a ciascuno, utilizziamo la descrizione di uno scenario tipico. Una persona bisognosa in autonomia o attraverso un parente richiede ad un Ente/Comune di essere aiutato. Il Comune/Ente (Assistente Sociale) definisce il tipo di intervento e lo richiede alla Cooperativa. La Cooperativa lo assegna ad un proprio operatore e lo pianifica in una data e ora precisa. La programmazione raccoglie i requisiti pervenuti dall’assistito e dal Comune richiedente. Da questo momento in poi tutti possono visualizzare le informazioni proprie tramite PC, tablet o smartphone via web: l'operatore della cooperativa vede l'appuntamento e registra l'effettuazione con eventuali annotazioni informative per cooperativa e Comune, l'assistito può vedere il suo appuntamento, il Comune vede che l'assistito è stato preso in carico e ha un servizio programmato e può vedere se viene effettuato con le relative annotazioni. La cooperativa ha la visione totale: può prendere azioni a seguito delle annotazioni e periodicamente può fatturare il servizio al Comune e pagare il proprio operatore. Tutti i processi interni alla cooperativa ed esterni sono uniti in una gestione collaborativa ed integrata. Il progetto è anche innovativo per il suo potenziale contributo alla dematerializzazione dell'intero processo. Utilizziamo il termine potenziale per indicare la difficolta' a rinunciare al documento cartaceo da parte dei diversi attori: lo strumento lo permette e lo sforzo della Cooperativa dovra' rendere la dematerializzazione una realtà. Ad esempio il Comune potra' immettere la propria richiesta direttamente nel sistema con tutti i dettagli anagrafici, il tipo di prestazione avendo la possibilita' di avere una visione complessiva dei propri interventi: quanti assistiti, con quali costi mensili/annuali, percentuale di servizi erogati e quanti da erogare nell'anno.

Come detto sopra, la parte realizzata ad oggi si limita alla cooperativa e ad alcuni comuni pilota, questi ultimi coinvolti solo per la possibilità di visualizzare le agende degli assistiti con tutti i riepiloghi di dettaglio di quanto eseguito in periodi temporali specifici: piena libertà nella indicazione delle date “Da...A”.

 

Quali gli effetti sulla competivita' e sullo sviluppo della Cooperativa?

Questo progetto permetterà alla Cooperativa di ottenere efficienza nell'organizzazione ed esecuzione dei servizi. Minori costi interni, prezzi ridotti, qualità e soddisfazione dei clienti posizioneranno meglio la Cooperativa rispetto alla concorrenza. L'organizzazione aziendale supportata da soluzioni informatiche è premiata nelle progettualità dei bandi di gara, con incremento di punteggio. Tutte le informazioni indispensabili per la Cooperativa saranno organizzate e reperibili in un solo punto senza ridondanza e inconsistenza. La situazione organizzativa prima totalmente cartacea progressivamente si è trasformata nella nuova e comprende processi automatizzati e prassi operative in via di consolidamento facilmente estendibili, per permettere alla cooperativa di espandersi con l'acquisizione di nuove commesse/appalti contando su impatti organizzativi ridotti.

 

Tempi di realizzazione

Il progetto è iniziato sostanzialmente all’inizio di febbraio 2013 ed è stato ‘completato’ prima delle ferie 2013. L’ultimo trimestre del 2013 ha visto la ‘rifinitura del tutto’ con l’estensione della soluzione agli ultimi Cantieri/Enti.

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Due delle slide contenute nella relazione presentate dalla Cooperativa La Spiga a novembre al Forum sulla non autosufficienza a Bologna.

Biografia
Author: Emilio Naboni